Normalmente, los emprendedores tienen dos grandes preocupaciones:

1) ¿Podré hacer realidad una idea de negocio rentable?

2) ¿Cómo gestiono y hago crecer mi negocio?

Modelo de gestión Triunfalean

Lo he visto muchas veces, muchos emprendedores consiguen desarrollar una idea de negocio e inician con mucho entusiasmo su travesía, pero a medida que el tiempo pasa, llegan más clientes, surgen las necesidades y las responsabilidades propias de cualquier empresa, tales como recursos, personas, instalaciones, trámites, impuestos, tecnologías, etc.. Muchos se enredan, se abruman, se desenfocan y toman decisiones desacertadas como contratar personal de forma inadecuada, contraer deudas innecesarias y abarcar más de su capacidad para cumplir con sus clientes y proveedores. Pero tú amigo emprendedor, debes evitar esto.

Como ya sabrás, para manejar desde el negocio más pequeño hasta la empresa más grande, requieres de un sistema de gestión que te apoye,es algo tan vital que no puedes dejarlo al azar y pensar que irás asumiendo las cosas cuando se presenten, porque “ya aprenderás”. Ciertamente no puedes preverlo todo, pero lo que sí puedes es desde el primer momento escoger ese modelo de gestión que, aunque no sea perfecto (porque ninguno lo es), te brinde la estructura y el soporte adecuado.Y ¿Cómo escojo un modelo de gestión adecuado?

“Todo comienza con el PROPÓSITO de la empresa” Peter Drucker

No empieces como la mayoría buscando teorías, tecnologías, expertos y sistemas de gestión empaquetados que te ofrecen eficiencia, seguridad, rapidez y otro montón de características. Claro que algunas son herramientas de mucha ayuda, pero tú debes comenzar desde el principio ¿Cómo? Para que la gestión de tu empresa sea hábil, ágil y práctica y también tus decisiones sean coherentes, rápidas y efectivas; siempre debes partir de tu Propósito, esa misión que te fijaste al principio de todo, referida a ese problema que resuelves para tus clientes y que le aporta valor a la sociedad.

¿Por qué te digo esto? Porque la dirección de una empresa no se trata de herramientas, se trata de decisiones y las buenas decisiones se basan en los objetivos establecidos y los principios para conseguirlos. Aunque algunos no están conscientes, todos los modelos, sistemas y herramientas de gestión, están fundamentados en filosofías para funcionar como lo hacen. En mi experiencia, he trabajado con muchas empresas que tienen un gran desfase entre lo que quieren lograr, las necesidades de sus clientes, y los sistemas y herramientas con los que organizan y apoyan su gestión. Es como si fueras un jugador de futbol americano, pero usaras el uniforme de uno de tenis, por mucho que contaras con la última tecnología en cuanto a raquetas y zapatos deportivos, jamás podrías anotar un gol y mucho menos soportar los golpes.

¿Por qué gestionar tu negocio bajo la filosofía Lean?

Lo que tradicionalmente pasa en las empresas, es que se cuando crecen, se convierten en grandes estructuras, llenas de burocracia, jerarquías e intereses contrarios que ralentizan la creación de nuevos productos o mercados. Una de las razones del éxito del método Lean Startup es que permite crear prontamente y sin grandes inversiones, productos y servicios que incursionan exitosamente en el mercado, y esto es posible debido a su filosofía centrada en el cliente, en el uso de menores recursos y de los tiempos oportunos, pues de esta forma, se crean equipos de trabajo flexibles y que se adaptan rápidamente a lo que demanda el mercado.

Si te has convencido que la filosofía Lean Startup es la mejor para llevar tu idea de negocio hacia una propuesta que tus clientes realmente valoren y que se traduzca en ventas, rentabilidad y sostenibilidad, ¿Por qué no aplicar esta misma filosofía a la gestión de tu negocio? Lean Startup, forma parte de otras metodologías que se basan en la filosofía Lean, como Lean management y Lean Manufacturing, las cuales tienen como objetivo común, seguir colocando a tu cliente como protagonista y trabajar solamente con aquello que le proporcione valor.

Triunfalean Modelo de gestión

¿Qué es Lean Management y Lean Manufacturing?

La filosofía Lean Surgió a mediados del Siglo XX, en la época de la postguerra, cuando Japón estaba devastado. A partir del deseo de Toyota de ser exitoso en la fabricación y venta de vehículos, como no contaba con los recursos para competir con grandes fabricantes como Ford, se dio cuenta de la necesidad de aprovecharlo todo y “eliminar desperdicios”. Para hacerlo, estudiaron tres aspectos fundamentales: ¿Qué valora realmente el cliente?, ¿Cuáles son los procesos absolutamente necesarios para hacerlo? y ¿Cuál es la mejor manera de realizarlos sin desperdicios? A partir de estas preguntas y los hallazgos encontrados, surgió la filosofía Lean.

Lean Management

Es un sistema de gestión global,es decir, que debes aplicarlo a todas la áreas de tu negocio. Se basa en un grupo de principios que tienen por objetivo la mejora continua, la eliminación del despilfarro y de los sobrecostos para organizar las actividades en función de entregar valor al cliente. Estos principios son:

Demanda (Demand): La demanda define la cualidad, cantidad y orden de las entradas, los procesos y salidas del sistema. Significa que debes organizar todas las actividades y tareas según los requerimientos de tus clientes; así por ejemplo, si tus clientes normalmente compran tu producto en otoño, de color azul y prefieren hacerlo directamente en tu tienda, entonces para dicha época, enfocarás tus recursos, reforzarás tu producción, tu personal y tu tienda física para cumplir con sus expectativas; dedicarte a hacer otra cosa, como rediseñar tu tienda online o abastecerse de materiales para el producto de color rojo, no tendría sentido.

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Flujo de trabajo(Workflow):Este principio es uno de los más importantes, se refiere a que debes diseñar los procesos de trabajo, de la manera más fluida posible,sin trabas, y en función de la demanda. Debes cuidar que tu producción esté organizada para que no tenga interrupciones, ni desperdicios, ni se realicen tareas que no aporten valor. Debes producir las cantidades de producto ajustadas a la medida de las necesidades reales.

Sincronización (Timing): Todas la actividades de la empresa, deben estar acompasadas al ritmo que marque la demanda. Este principio se refiere a estar en el lugar y momento adecuado para tu cliente para no dejar pasar oportunidades. Esto lo puedes lograr teniendo una estrecha relación no sólo con tu cliente (Feedback) sino también con tus proveedores (win-win).

Calidad (Quality): Cada una de las tareas deben realizarse con calidad óptima y cualquier error o desviación debe ser detectadoy corregido inmediatamente, para así evitar rehacer o repetir trabajos. Aquí el cambio con respecto a otras prácticas es grande, pues antes se dejaba la responsabilidad al “departamento de calidad” quienes intervenían al final del proceso cuando ya era demasiado tarde.

En conjunto los principios de gestión Lean Management, te harán pensar desde el principio en cómo entregar valor a tu cliente con la mejor calidad pero oportunamente y sin desperdicios. El Lean management se apoya en un conjunto de herramientas que te facilitan sus propósitos, entre las que te puedo mencionar: Cadena de valor, Total Quality Management, Kaisen, kanban, y muchas más; todas ellas buscan facilitar su aplicación y generar la cultura adecuada dentro de la empresa.

Lean Manufacturing

Es un sistema de gestión específica del área de producción de una empresa. Siguiendo la filosofía Lean, se enfoca en visualizar y diseñar todo el proceso que se realiza en la cadena de valor desde que se reciben los pedidos hasta la entrega del producto o servicio final al cliente. Su objetivo es reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto, al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor,para hacer más con menos: menos esfuerzo, recursos, personas, tiempo, espacio.Los principios del pensamiento Lean en producción son:

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Calidad perfecta a la primera: Tu objetivo debe ser detectar defectos desde su origen, corregirlos inmediatamente, descubrir las causas y llegar a cero defectos. Para lograrlo existen muchas las herramientas que puedes implementar. Entre las herramientas más populares se encuentran Jidoka, que se basa en la prevención y corrección casi obsesiva de defectos y también la técnica 5s: Seiri (organizar); Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (estandarización), Shitsuke (hábito) que facilita la prevención de defectos.

Minimización del desperdicio: Te debes enfocar en la Optimización del uso de recursos como materiales y espacio, así como de la cantidad de personas necesarias. Cuando se presenten cambios en los requisitos del mercado o en la demanda de tus clientes, te debes apoyar en la reingeniería de procesos, que es una revisión y rediseño de los mismos, en función de las nuevas necesidades. También te puede servir la herramienta SMED (Single, Minute Exchange of Die) que promueve que cualquier cambio de herramienta o de un lote a otro, es posible realizarlo en 10 minutos.

 

Mejora continua: Es aprender de la experiencia, de los fallos y del feedback con tus clientes, para mejorar, las tareas, la calidad y la productividad, a través del compartir la información y las ideas con todo tu equipo. La herramienta estrella para cumplir con este principio se llama Kaizen, que consiste en organizar equipos con especialidades distintas, que formen parte de tu empresa, que tengan diferentes tipos de responsabilidad y que desarrollen la actitud kaizen; la cual promueve que todo se puede mejorar.

Procesos pull: La flecha de producción es “jalada” o empujada por el cliente y es él quien dicta las pautas y el ritmo. Tu objetivo es conseguir un proceso fluido, sin demoras y en función de los pedidos de tus clientes. La herramienta más utilizada aquí es Kanban, la cual consiste en dar instrucciones de trabajo a las distintas zonas de producción, a través de unas tarjetas. Debes cuidar que cada proceso produzca lo ordenado en la tarjeta, tomando el material que requiera de la estación (o proceso) anterior, así se manejan lotes pequeños, tiempos cortos y se logra la rapidez necesaria para que el proceso sea fluido.

Modelo de gestión Triunfalean

Flexibilidad: producir rápidamente distintas variedades de productos sin sacrificar la eficiencia no es tan fácil. Pero es posible si aplicas todos los principios y herramientas Lean que puedas, y también diseñas tus productos o servicios pensando en una transformación rápida. Las Células de fabricación flexible, son muy útiles para ganar flexibilidad, consiste en crear líneas de montaje semi-automatizadas, que permiten procesar los componentes de productos y adaptarse a los cambios de la demanda, gracias a la disposición del trabajo en forma de U (lay out), con el que se evitan desplazamientos y se comparten procesos.

Relaciones a largo plazo con los proveedores: Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer, para que puedas cumplir con los pedidos de tus clientes, o para realizar cambios en las características o beneficios que ellos desean, es forjar alianzas con tus proveedoresbasadas en el ganar-ganar, compartiendo el riesgo, los costos y la información, para garantizar el cumplimiento oportuno de las nuevas demandas. También es necesario que los veas como tus socios y te asegures que desarrollen las capacidades y habilidades necesarias para cumplir con los requerimientos de tus clientes.

Hasta aquí mi pequeño grano de arena, para ayudarte a tener una visión general de la filosofía, sistemas de gestión y herramientas Lean, obviamente queda mucha tela por cortar. Seguramente te habrás dado cuenta que dicha filosofía, requiere un tipo específico de mentalidad y una cultura muy especial, orientada a la satisfacción del cliente, con calidad, rapidez, simplicidad y mejora continua, con lo cual es imperativo que todos los miembros de tu negocio se sientan identificados.

Los modelos de gestión Lean management y Lean manufacturing, brindan un soporte completo, integral y bien pensado, para que entregues valor a tus clientes, lo cual es la razón de ser de tu negocio, su Propósito. Existen otras filosofías que se complementan muy bien con otras como la Filosofía de gestión Agile y La filosofía y modelo de gestión organizacional BPM -Business Process Management – “Gestión Empresarial por Procesos” que en otras oportunidades abordaremos.

Pero sobretodo, quiero que recuerdes lo más importante, necesitas escoger inteligentemente un modelo de gestión desde el principio, bien sea que este sea completamente Lean, o cualquier otro con el que te sientas identificado; necesitas la estructura, los principios, el soporte y las herramientas que te apoyen efectivamente en la consecución de tus objetivos. En próximas entregas analizaremos en detalle las bases, claves y aspectos fundamentales para aprender a gestionar un negocio inteligentemente.

Espero haberte ayudado y convencido de la importancia de escoger un sistema de gestión basado en tus objetivos y no en sus características. Agradezco tus comentarios y aportes. Te deseo el mayor de los éxitos en tu emprendimiento y estoy a tu orden si así lo deseas.

 

Adelante, triunfa, Triunfa Lean!!

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